媒體邀請函是企業舉辦活動邀請媒體到現場參加和取材、報道的書面函件。

有的人說,媒體邀請函只是邀請媒體的一個表象形式,一般都是通過其他渠道聯系媒體確定邀約成功,發送媒體邀請函只是為了顯得有面子、正式一點。

南昌牛推科技-媒介投軟文推廣平臺+媒體邀約全網推廣卻不這么認為。

媒體記者是否參加某一場活動,需要對活動的時間、地點、主題、參會人員等方面進行審核,而這些信息的來源就是媒體邀請函。

因而,企業在制作媒體邀請函時,一定要信息清晰完備,讓媒體記者能夠一目了然,也便于媒體盡快做出決定。

那么,一封媒體邀請函都需要包含哪些內容?怎樣寫邀請函才更容易打動媒體呢?

一、媒體邀請函要寫明本次活動的主題。

媒體在參加活動前都是要對活動主題進行審核的,只有符合要求的活動,媒體才會接受邀請,進行報道。所以,活動主題首先要符合社會主義價值觀和公序良俗,其次要符合媒體平臺的發布范圍。

二、媒體邀請函需要寫明活動舉辦的具體時間。

時間需要精確要幾月幾日幾時幾分,以便媒體更好地協調工作。活動時間最好不要過早或過晚。

三、媒體邀請函需要寫明活動舉辦的具體地點。

活動場地的選擇既要契合活動主題,又要交通方便,盡量不要選擇位置偏遠的場地舉辦活動。如果有特殊情況一定要在比較偏遠的地方舉辦活動的話,主辦方需要提前為媒體統一安排好車輛負責接送。

四、媒體邀請函最好寫明出席活動的企業重要領導。

如果有明星或名人參加本次活動的話,也需要寫在媒體邀請函中。明星和名人的出席,更能吸引媒體參與,但為了保持神秘感,不要將明星或名人參與的具體細節提前透露給媒體。

五、媒體邀請函中最好寫明活動的簡單流程。

媒體對活動的各個環節提前做到心中有數,會更有利于在現場的取材。

媒體邀請函可以是文字形式,也可以是圖片形式,通常是通過微信或電子郵箱發送給媒體。邀請函發出后,企業還需要再次與媒體聯系,確認媒體能否參與活動。在活動前一天,最好發信息提醒媒體按時出席活動。

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