引子:

積極汲取智慧,讓智慧池子更滿。

知乎上有位鹿十七,經常分享他的想法。今天看了他的文章,我吸取到其中的一點:那就是,以一個行業的365個關鍵詞,每天寫不超過1000字,這樣就能寫一年。

我覺得他這個主意很不錯,因此,打算說做就做。

365個關鍵詞我不一定能做到(至少我可以做到48嘛);但是,1000字我可以呀。O(∩_∩)O哈哈~

今天的關鍵詞是:工作日志。

問題:

不知道大家有沒有一種困擾,現在這個信息化智能化智慧化的時代,流程越來越趨向于自動化,也越來越講究留痕。

這話很流行對吧,可你轉念一想,自動化和留痕到底意味著什么呢?

意味著許多操作環節甚至每一個操作環節都要做記錄,尤其是初始環節的數據,以及不同系統間交互的數據,很多情境下仍然需要人工操作。

因此,初始環節的數據往往會被忽視。比如,你自己的工作記錄。

建議:

第一條原則:區分象限

我會反復提及四象限,這樣非常清晰、有效地減輕你自己的工作量。

以我的經驗,工作或生活中每天都會產生大量的信息流。這些信息流幾乎每時每刻都在沖擊你的大腦,占用著你的時間,就像是泥沙俱下的河流堆積物。為了讓大腦這個河流順暢地思索,最好能將產生的信息分門別類地篩選、處理。

先在腦海中將所有事項區分為 :重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。

涉及組織績效或部門其它重要工作的節點、里程碑信息,通常會被分類為重要緊急、重要不緊急信息。

而偶然隨機事件信息,或推進過程中尚未達到節點或里程碑程度的信息,通常會被分類為不重要緊急、不重要不緊急信息。

分類的好處如下:

一是不會漏事項。年齡大了容易忘事兒,事情多了容易忘事兒,心情不好容易忘事兒,更年期了容易忘事兒,孕期哺乳期容易忘事兒,昨天沒睡好容易忘事兒。太多容易忘事兒的原因了,還是堅持將自己的大腦進行日常分類鍛煉吧。

二是可以對自己推進事項進行審視。比如,你將業余時間的學習當作不重要不緊急,還是重要不緊急,是涉及事項定位,影響事項發展、結果的重要分類。如果當作不重要不緊急,那大概率會三天打漁兩天曬網,反之,會提升你自己堅持學習的意志力。

三是對事項進展情況的審視,對自己的工作進度進行預警。

綜上,首先要將自己遇到的信息進行上述分類。

第二條原則:判斷信息的去處

將事項分類完之后,先不要著急。停下來想想,這些信息會去往哪里?

一是看看分類為重要緊急、重要不緊急的信息。

根據工作流程,這些信息大多會以周報、季報、工作例會紀要、績效開展情況匯總表等等的形式,由執行人記錄下來。

如果你是事項執行人,你自然會做記錄整理工作,就完成了事項的記錄;如果你不是事項執行人,記得及時獲取并備存記錄文本。

比如,部門例會上領導對某項工作提出要求,這些要求建議無需特殊記錄,一段時間后會出現在文件中。

(當然,有時記錄不是為了記錄,而是為了展示自己在認真聽……而已)。

因此,這些信息,我建議直接寫一個題目,記錄時間、地點、人物、主題即可。可以直接寫在本子上,當然也可以使用桌面日程管理軟件(在知乎上搜索桌面日程管理軟件)。

二是看看分類為不重要不緊急、不重要緊急的信息。

這些信息的過程性質更強,被系統采集或記錄的可能性更低,或因其突發性,往往無法臨時進入系統予以記錄。

因此,這個時候就要打起精神提醒自己注意,要進行記錄了!

第三條原則:用爛筆頭記錄剩余信息

接著說用爛筆頭記錄不重要不緊急、不重要緊急的信息。

很多人說,嘿,啥年代了,還用紙和筆,直接就EXCEL記錄就好了。

理論上可行,事實上麻煩。

你打開一個EXCEL,隨時記錄還得及時更新。由于信息重要度不高,記著記著容易煩躁。心想,一大把年紀了還要在電腦上敲字“今天BOSS讓我明早交個會議通知”/“催辦二部下周三交流函,函件要點如下)”之類的,頓時心生沮喪感、無力感,繼而對人生產生無限感慨,搞不好還想去樓頂抽根煙。

反之,用紙和筆的好處如下:

一是不用老盯著電腦,緩解讓你的老眼繼續昏花的癥狀,心情好。

二是用紙和筆可以減少寫錯別字的機會,打字打錯了,都忘記字的本來模樣了。同時,你可以在紙上寫寫畫畫(比如隨時畫個狗頭),有效改善提升心情。

三是被別人偷看的機會減少。哈,這句話純屬瞎說。如果是記錄工作,不用擔心被同事或領導偷看了。

至于具體的載體,用一個筆記本足夠。據我的不完全經驗,一年使用一個本子足夠了。

綜上,記錄不重要不緊急、不重要緊急信息的最大好處就是不會漏事情。

這樣一天下來,神清氣爽,晚上不會失眠啦。